METODE KERJA merubah KINERJA

Kelancaran pelayanan rumah sakit ditentukan oleh 7 faktor, yaitu :

Ketersediaan Dokter

Ketersediaan Perawat

Dukungan layanan penunjang medis

Dukungan layanan non medis 

Ketersediaan fasilitas

Ketersediaan peralatan

Metode kerja

Dan aliran informasi 

Ketersedian hal diatas tentu sangat terkait dengan upaya manajemen untuk mencapai kinerja yang ideal baik dari capaian keuangan, volume pelanggan, proses yang efektif dan efisien dan pendayagunaan SDM yang opimal.

Namun seringkali dalam perjalanannnya kinerja yang dicapai belum mencapai angka ideal tentu dengan banyak faktor tentu semua tetkait point yang disebutkan diatas. 

Oleh karenanya dibutuhkan upaya untuk mencari GAP yang terjadi dan dijadikan acuan untuk menemukan solusinya. 

Metode kerja adalah cara bekerja sebuah pelayanan yang bertujuan agar proses pelayanam berjalan secara efektif dan efisien. 

Efektif artinya hasil pekerjaan benar tanpa kesalahan sesuai aturan, efisien artinya dilakukan lebih cepat. 

Dalam perjalanannya sejak era JKN Rumah sakit seringkali tidak bisa lepas dari permasalahan pelayanan yang dipicu oleh 4 hal :

Lonjakan kunjungan, dimana hal ini ditandai dengan melonjaknya kunjungan pasien BPJS, dari yang tadinya sehari 200 menjadi 1000 per hari. 

Konsentrasi kedatangan, dimana hal ini ditandai dengan datangnya pasien BPJS bersamaan di pagi hari. 

Lambannya pelayanan, dimana hal ini ditandai dengan antrian yang panjang yang dipicu oleh petugas yang terbatas.

Disiplin antrian, dimana hal ini ditandai dengan ketidaksabaran pasien dalam antrian yang pada akhirnya memicu konflik dalam antrian. 

Tentu kejadian diatas dapat secara visual  dapat kita lihat di customer journey pasien selama dirumah sakit, yaitu :

Akses parkir

Area poliklinil dan Igd

Area rawat inap dan 

Area tindakan operasi

Tentu jika hal diatas tidak dicarikan solusinya maka akan selalu terjadi permasalahan yang akan mengganggu capaian kinerja yang telah di tetapkan.

Bagaimana menghadapi situasi yang demikian? 

Ada 2 pendekatan tentunya yang bisa dilakukan :

Melalui pendekatan investasi, hal ini bisa dilakukan disaat manajemen sudah merasa proses layanan bekerja sea efektif dan efisien serta  secara financial mampu melakukannya dengan menambah dokter, perawat, fasilitas, peralatan, penunjang medis dan non medis 

Melalui pendekatan metode kerja, dilakukan jika disaat terjadi permasalahan manajemen merasa banyak hal belum efektif dan efisien sehingga dicarikan solusi dengan merubah terlebih dahulu agar proses pelayanannya lebih efektif dan efisien.

Bagaimana prakteknya merubah metode kerja di alur pelayanan rumah sakit berbasis customer journey diatas. 

Area parkir 

Jika sebelumnya area parkir tidak diatur sedemikian rupa space parkirnya maka diubah metode pengelolaan areanya menjadi zona fast moving dan slpw moving.

Zona fast moving adalah zona cepat dimana hal ini diperuntukan untuk pasien dan pembesuk pasien

Zona slow moving adalah zona lambat dimana hal ini diperuntukan untuk manajemen dan staf rumah sakit. 

Area Poliklinik 

Saat terjadi lonjakan kunjungan dan konsentrasi kedatangan yang sama di poliklinik maka yang bisa dilakukan dengan memecah antrian dengan menyebar jadwal dokter menjadi pagi, siang, sore dan malam. Dengan memecah antrian akan berdampak kepada turunnya kepadatan di area parkir dan meningkatkan kenyamanan pasien. 

Area rawat inap 

Kepulangan pasien menjadi persoalan serius dibanyak rumah sakit, karena hal ini terkait dengan standar LOS maksimal yang harus dicapai. Disisi lain hal ini terkait dengan kelancaran pasien masuk ke rawat inap. Oleh karenanya  penting untuk terjadinya koordinasi dan kolaborasi yang baik antar unit kerja dalam kepulangan pasien karena proses ini melibatkan banyak pihak diantaranya dokter, perawat, lab, farmasi, radiologi, gizi, rekam medis, keuangan, security, dll. 

Area kamar operasi

Di banyak rumah sakit dengan alasan berbagai faktor kamar operasi hanya digunakan 1 shift. Hal ini berdampak kepada antrian panjang hingga lewat bulan, kondisi ini jika dibiarkan akan memicu pasien berpindah ke rumah sakit lain yang menawarkan antrian operasi

 lebih  pendek. 

area Casemix centre 

Area ini berperan merubah berkas hasil pelayanan menjadi berkas yang bisa di klaim ke BPJS atau asuransi dan perusahaan. 

Dibanyak rumah sakit seringkali para pihak yang terlibat yaitu costing, coder dan dokter verifikasi bekerja di area yang berjauhan sehingga menghambat proses penyiapan berkas klaim. 

Dengan mensentralisasi proses penyiapan berkas klaim di 1 ruangan dimana proses costing, coding dan verifikasi petugasnya menjadi 1 tempat maka prosesnya akan lebih cepat dan produktif. 

Tentu maaih banyak lagi metode kerja yang bisa dilakukan sebelum memutuskan untuk investasi baru seperti diceritakan diatas. 

Melibatkan semua unit untuk bersama sama membicarakannya adalah cara terbaik karena yang mengetahui proses dan masalah adalah pemilik prosesnya. 

Jika tidak tau ada masalah dan solusi maka dipastikan pemilik proses adalah biang masalahnya . 😄😄😄😄