5 strategi LAMPAUI BATAS di saat TERBATAS di RUMAH SAKIT

Menjalankan rumah sakit di era JKN saat ini ibarat sedang mengunyah permen "Nano-Nano"—ramai rasanya, ada manis dan asemnya. Manisnya, kita melihat lonjakan kunjungan pasien yang luar biasa. Rumah sakit yang dulu hanya melayani ratusan orang, kini mendadak bisa melayani lebih dari seribu pasien rawat jalan per hari.

Namun, rasa asemnya pun tak kalah menyengat: pembayaran klaim BPJS yang mulai delay dan dicicil,  Kondisi ini sering membuat manajemen "nggak nahan" dan terjebak dalam mode bertahan. Tapi jujur saja, apakah kita hanya mau menunggu sampai "ambyar", atau mulai mengambil langkah berani untuk melampaui keterbatasan yang ada?

Banyak upaya yang bisa di lakukan diantaranya dengan 5 pendekatan ini:

1. Menggarap "Tambang Emas" Orang Sehat

Banyak pengelola rumah sakit lupa bahwa yang datang ke gedung mereka bukan cuma orang sakit. Secara statistik, satu orang sakit biasanya diantar oleh 4 hingga 6 orang sehat. Kalau ada 1.000 pasien rawat jalan, artinya ada sekitar 5.000 orang berkumpul di rumah sakit. Ini setara dengan suasana final piala Thomas Cup Indonesia vs China zaman dulu!

Jika kita jeli, kerumunan ini adalah "Tambang Emas" untuk menambal rasa "asem" dari klaim BPJS. Saat pendapatan medis sedang sulit, "kemanisan" harus datang dari layanan non-core.

"Datangnya orang sehat ini harus direspon dengan memperkuat layanan orang sehat baik secara organik maupun non-organik di area publik rumah sakit." — Pak Naw

Peluang Layanan Non-Core:

• Layanan Organik: Kantin Gizi Sehat, Laundry untuk penunggu pasien, dan Medical Check-Up (MCU).

• Layanan Non-Organik: Menghadirkan bisnis di luar core medis seperti salon, minimarket, hingga coffee shop bermerk di area publik.

2.  Rubah Metode Kerja sebelum  Investasi 

Saat proses pelayanan melambat, insting manajemen biasanya langsung ingin tambah orang atau beli alat baru. Padahal, seringkali masalahnya bukan kurang orang, tapi karena berkas yang "Wira Wiri" (bolak-balik) antar lantai atau beda gedung.

Ambil contoh pembentukan "Casemix Centre". Keterlambatan klaim sering terjadi karena bagian Keuangan, Rekam Medis, dan Verifikasi Medis jarak kantornya berjauhan. Solusinya? Dekatkan mereka! Masukkan dalam satu ruangan agar koordinasi secepat kilat.

Langkah Penerapan Metode Kerja Baru:

1. Sentralisasi Fisik: Satukan unit yang saling terkait dalam satu ruangan untuk memangkas birokrasi "Wira Wiri".

2. One Piece Flow: Atur agar berkas mengalir satu per satu secara berurutan, bukan ditumpuk tinggi baru dipindahkan. Ini jauh lebih produktif.

3. Tunjuk Dirigen: Angkat seorang Koordinator Casemix (biasanya dokter umum) untuk memimpin tim lintas unit tersebut.

3: Dampak "Tak Nampak" yang Mematikan (Tragedi Toilet & Parkir)

Ada masalah yang sering dianggap sepele tapi punya efek domino yang merusak cashflow. Ini yang saya sebut "Tak Nampak tapi Berdampak".

Bayangkan jika pelayanan poliklinik memakan waktu lebih dari 2 jam. Secara biologis, 4.000 orang sehat yang menunggu tadi pasti akan menggunakan toilet. Inilah munculnya "Biaya Tinja"—biaya pemeliharaan dan sanitasi yang membengkak hanya karena layanan medis di dalam gedung lamban.

Belum lagi soal efisiensi rawat inap. Sering terjadi pasien sudah dinyatakan boleh pulang oleh dokter jam 9 pagi, tapi baru benar-benar keluar jam 3 sore. Penundaan ini menyumbat antrean pasien baru yang butuh kamar, padahal kita tahu bahwa 70% pendapatan rumah sakit berasal dari rawat inap. Kecepatan adalah kunci revenue.

4: Membongkar "Benteng Takeshi" Pelayanan

Bagi generasi "Abdul" (Abang Jaman Dulu), pasti ingat acara Benteng Takeshi—peserta harus melewati rintangan demi rintangan yang mustahil untuk menang. Sayangnya, banyak pasien merasa sedang ikut lomba itu saat berobat ke tempat Anda.

Rintangan di "Benteng Takeshi" Rumah Sakit:

• Akses Parkir: Pasien sulit cari space, padahal 80% lahan parkir justru diisi oleh kendaraan karyawan dan warga sekitar.

• Informasi Minim: Pasien bingung harus ke mana karena petunjuk layanan tidak jelas.

• Ketidakpastian Jadwal: Dokter sering rapat mendadak di jam pelayanan, membuat jadwal poliklinik telat dimulai.

• Pingpong Birokrasi: Inovasi staf sering "layu sebelum berkembang" karena dipingpong aturan birokrasi yang kaku.

Pasien pindah ke kompetitor bukan selalu karena kualitas medis yang buruk, tapi karena mereka lelah berjuang melewati rintangan-rintangan konyol ini.

5: Marketing Bukan Sekadar Branding (Rumus 24:75:1)

Rumah sakit sering terlalu fokus pada "Aturan Main" (regulasi medis) tapi lupa pada "Cara Melayani". Perlu dicatat: Kualitas layanan hanya berkontribusi 24% terhadap kehadiran pasien. Sisanya?

1. 75% Promosi Masif: Melalui edukasi, paket menarik (seperti diskon MCU hari Ibu), dan pembangunan jaringan/jejaring.

2. 24% Citra/Kualitas: Ini adalah standar wajib, tapi bukan penentu utama orang datang.

3. 1% Greeting/Menyapa: Sapaan hangat dan ucapan terima kasih kepada pasien loyal.

Ingat, poliklinik adalah "pintu" utama. Jika pintu ini macet, rawat inap yang menyumbang 70% income tidak akan pernah penuh. Untuk memenangkan hati pasien, gunakan rumus SMIRE:

• Smile (Senyum)

• Meye Contact (Kontak Mata)

• Respect (Hormat)

• Empathy (Empati)

• Assurance (Memberikan kepastian/rasa aman)

• Effort (Usaha lebih untuk membantu)

Menatap Masa Depan 

Di era new normal, rumah sakit tidak boleh lagi kaku. Jarak antara kemauan dan realisasi bisa diperpendek dengan tiga hal: Kemauan (manajemen sebagai nakhoda), Pengetahuan (belajar dari success story tempat lain), dan Jaringan (kolaborasi).

Inovasi seperti layanan konsultasi online, isolasi mandiri di hotel (kolaborasi overload vs underload), hingga layanan homecare adalah bukti bahwa kita bisa melampaui batas. Rumah sakit masa depan tidak hanya melayani yang sakit, tapi juga memfasilitasi yang sehat.

Apakah Rumah Sakit Anda masih terjebak di dalam 'Benteng Takeshi', atau sudah siap melampaui batas dengan metode kerja yang lebih cerdas hari ini?